ACF – Automatisierte Kommunikation mit Drucksachen

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Das Digitaldruck Forum führte unter Leitung von Dr. Richard Schlupp ein richtungweisendes Projekt: Ein international besetztes Expertenteam beschäftigte sich mit der Frage, wie die Prozesse zur Unterstützung der integrierten Unternehmenskommunikation automatisiert werden kann, um eine maximale Kundenorientierung zu erreichen. Dabei wurden die wesentlichen technologischen Grundlagen erläutert und mit modernen Marketing- und Kommunikationsansätzen zusammengeführt. Die Erkenntnisse daraus wurden in international beachteten Whitepapers und in zahlreichen Vorträgen von Dr. Richard Schlupp und DDF-Sprecher Andreas Weber vorgestellt und mit Experten diskutiert. Fazit: Es funktioniert! Und: Die Botschaft ist angekommen, aber die Umsetzung wird noch bei vielen Zeit, Ideen und Willenskraft benötigen.
Nachfolgend sind die wichtigsten Infos zusammengefasst, die von den DDF-Experten gerne auch in Workshops und Beratungsprojekten vorgestellt und umgesetzt werden.

Interessenten wenden sich bitte an acf@digitaldruck-forum.org

 
"Automated Communication Factory" erneuert die Unternehmenskommunikation
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Von Dr. Richard C. Schlupp, Chairman ACF Expert Team,
und Andreas Weber, Sprecher DigitaldruckForum

"Automated Communication Factory" (ACF) beschreibt ein neues, interaktives Modell, mit dem Unternehmen aller Branchen ihre täglichen Kommunikationsaufgaben besser und souverän bewältigen. Damit passen sich Unternehmen den neuen wirtschaftlichen Anforderung der "Digital Economy" perfekt an. Das Ziel lautet: Konsumentenbedürfnisse sofort erfassen, bewerten, kanalisieren und dialogorientiert Nachfrage und Angebot zusammenführen. Maßgeblich ist, Unternehmenskommunikation als interaktiven Prozess zu begreifen, der durch modernes, digitales Workflow-/Document-Management und Digitaldruck perfektioniert wird.

ACF: Eine progressive Kommunikationsarchitektur

ACF beschreibt eine offene Architektur, die Schnittstellen zu unterschiedlichen Digitaltechnologien bietet und sie als Module integrierbar macht. Die ACF-Architektur ist skalierbar, kann permanent aktualisiert und erweitert werden. ACF erfordert keinen radikalen Umbruch in der Unternehmensstruktur, sondern synchronisiert Funktionen und Aufgaben und automatisiert komplexe Prozesse. Durch die Schaffung einer zentralen Schaltstelle, die des "Interactive Corporate Communications Manager", gelingt es, strategische, technische, administrative und operative Zielsetzungen zusammenzuführen und abzugleichen. Gleichzeitig werden Marketing, IT, Medienkreation und Medienproduktion harmonisiert.

ACF beseitigt Reibungsverluste im Unternehmen

Der Nutzen von ACF liegt darin, dass alle Kommunikationsaufgaben (intern und extern) erfasst und optimiert werden. Durchgehend digitale Prozesse stellen zu jeder Zeit sicher, dass Transparenz und Zielorientierung in der Kommunikation nicht verloren gehen. Ein Informationsverlust kann ausgeschlossen werden und gleichzeitig wird die Reaktionsgeschwindigkeit beim interaktiven Dialog mit dem Kunden beschleunigt. Somit steht durch ACF erstmals der Unternehmenskommunikation ein "Business-Ecosystem zur Verfügung.

New solution: the ACF Business Ecosystem

Die einzelnen Elemente des ACF Business Ecosystems sind im Whitepaper von Dr. Richard Schlupp erläutert, das per email an acf@digitaldruck-forum.org angefordert werden kann.

Die ACF Implementierung

Die Implementierung der Automated Communication Factory Architektur stellt einen evolutionären Prozess dar, der drei grundsätzliche Aspekte umfasst:

1. den gegebenen Geschäftsprozess,
2. die Anforderungen an Informationen und das Informationsmanagement.
3. den Nutzen und Einsatz von Information.

Der erste Schritt bei der Implementierung besteht in der Etablierung eines zentral verantwortlichen, mit digitalen Werkzeugen ausgestatteten "Interactive Corporate Communications Manager". Dessen Verantwortlichkeit liegt in der Koordination und Integration aller unternehmensrelevanter Kommunikationsaufgaben. Das schließt die interne (Mitarbeiter) und die externe Kommunikation (Kunden, Marktpartner) ein, um die Unternehmensstrategie effizient und effektiv umzusetzen.

Der zweite Schritt besteht in der Rekrutierung eines interdisziplinären ACF-Teams, das über alle Unternehmensbereiche hinweg den ACF-Ansatz integriert. Eingeschlossen sind IT, Business Development, Produktmarketing, Vertrieb und Service. Die notwendigen Geschäftsprozesse müssen je nach Unternehmen und Geschäftsfelder exakt definiert werden. Zu berücksichtigen sind im Kern:

1. Input Management System (Customer Self Service als Basis für den Dialog zwischen Unternehmen und Kunden)
2. Customer Relationship Management
3. Business Analytics (OLAP, Data Mining)
4. Content Management – Central Repository
5. Business Process Management
6. Personalization Customization Tool
7. Kampagnenmanagement
8. Multi-Channel Multi-Delivery Output Management

Die Aufgabe des ACF-Teams liegt in der Evaluation von tauglichen, markterprobten Lösungsangeboten, die am besten zu den Unternehmensanforderungen passen. Erfolgsentscheidend ist, die Ressourcen von Mitarbeitern und deren Möglichkeiten richtig einzuschätzen.

Der dritte Schritt besteht in der mehrstufigen Implementierung der neuen Kommunikationsprozesse. Dies muss schrittweise und mit Bedacht erfolgen. Es empfielt sich, Zielsetzungen durch valide Bewertungskriterien zu definierien.

Executive Summary des Whitepaper:

Im Fokus steht die absolut kundenorientierte Kommunikation mit Drucksachen

Drucken bildet die wichtigste Säule der Unternehmenskommunikation. Seit dem Aufkommen des Personal Computing und der Desktop-Publishing-Revolution Mitte der 1980er Jahre wurde begonnen, zentrale und dezentrale Druckproduktionsmöglichkeiten in den Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen zu integrieren. Um die Effizienz der Druckzentren (in denen Rechnungen, Kundenservice-Informationen etc. gedruckt werden) zu erhöhen und volle Prozesstransparenz zu ermöglichen, wurde in den 1990er Jahren die "Automated Document Factory"-Architektur (ADF) entwickelt. ADF legte den Focus auf den "Host to Post"-Prozess und konzentrierte sich auf das Erstellen eines Document bis zum Versand. In zahlreichen Mailroom-Konzepten konnte sich ADF bewähren und hat den Digitaldruck in den Rechenzentren etabliert.

Die Möglichkeiten des Digitaldruck sind durch ADF damit aber nur zu einem Teil ausgeschöpft. Neben Effizienz- und Kostenaspekten ist es wichtig, neue Wertschöpfungsmöglichkeiten durch Kundenorientierung zu schaffen. Zur Optimierung der Unternehmenskommunikation insgesamt stellt das DigitaldruckForum (www.digitaldruck-forum.org) ein weitreichendes Konzept vor: Die "Automated Communication Factory"-Architektur (ACF).

ACF bezieht den durchgängigen Kommunikationsprozess ein, vom Eingang der Information, deren automatischer Verarbeitung und die intelligente Verteilung über die vom Kunden gewünschten bi-direktionalen Kommunikationskanäle mit dem bevorzugten Wissensinhalt. ACF hilft, die Kundenkommunikation zu kontrollieren, zu automatisieren und zu optimieren. Der Schwerpunkt von ACF liegt auf der absolut kundenorientierten Kommunikation mit Drucksachen.

Das ACF-Konzept bringt einen Zusatznutzen: Unternehmen werden durch die "Automatisierte Kommunikation" mehr Zeit und Ressourcen nutzen können, um neben der apparativen Kommunikation mit Medien die personale durch seine Mitarbeiter zu fördern. Und zwar One-to-One – von Mensch zu Mensch.

Gründungsmitglieder im ACF Expertenteam sind:

Hans-Ulrich Galm, e-dataconsulting, Zorneding, Bernd Gottwald, Outrange Systems, Zürich, Dirk Henrich, Heidelberger Druckmaschinen, Eva Reinelt-Wasilewski und Bernard Reinelt (beide doX Applied Technology, Wien, sowie die DigitaldruckForum-Experten Klaus Gradischek, Nürnberg, Rüdiger Maaß, Zell/Mosel, Thomas Müller, Düsseldorf, Dr. Richard Schlupp, Saint-Louis/Elsaß, und Andreas Weber, Mainz.

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